Procesmanagement speelt een belangrijke rol bij het bevorderen van compliance binnen organisaties en overheid. Terwijl compliance draait om het voldoen aan wetten en voorschriften, richt procesmanagement zich op het optimaliseren van interne processen en activiteiten. En toch gaan de twee verschillende onderwerpen hand in hand binnen organisaties. Hoe zit dat?
Laten we beginnen met compliance: compliance omvat het naleven van nationale en internationale wetten, regels en voorschriften die betrekking hebben op verschillende aspecten van een organisatie, zoals financiën, gegevensbescherming, milieu en ethische normen. Het niet naleven van deze voorschriften kan leiden tot juridische geschillen, boetes en schade aan de reputatie van een bedrijf.
Denk hierbij bijvoorbeeld aan de AVG-wetgeving. Het niet naleven van deze wetgeving kan leiden tot een boete van 4% van de jaarlijkse omzet van een organisatie. Gigant Meta (Facebook) kreeg dit jaar (2023) nog een boete van 1.2 miljard euro voor het niet naleven van de AVG-wetgeving.
Aan de andere kant hebben we procesmanagement. Dit is de discipline die zich richt op het begrijpen, analyseren en optimaliseren van de interne processen van een organisatie. Het doel is om verspilling te verminderen, efficiëntie te vergroten en de algehele prestaties te verbeteren. Procesmanagement houdt in dat handmatige repetitieve taken worden geautomatiseerd, knelpunten worden geïdentificeerd en processen worden gestroomlijnd.
De Synergie Tussen Compliance en Procesmanagement
Maar wat is nou de link tussen compliance en procesmanagement? Die zijn als volgt:
- Integratie: Compliance-eisen moeten worden geïntegreerd in operationele processen. Dit betekent dat processen volledig voldoen aan wetgeving. Als voorbeeld: Wat doen we met klantdata na een bepaald aantal jaren? Is daar een proces voor ingericht die deze data automatisch verwijderd? Is er überhaupt wel gedefinieerd in een proces hoelang we deze data gaan bewaren?
- Efficiëntieverbetering: Het optimaliseren van processen kan vaak de naleving vergemakkelijken. Door efficiënte processen te creëren, kunnen organisaties bijvoorbeeld nauwkeuriger en betrouwbaarder voldoen aan financiële rapportagevoorschriften.
- Risicobeoordeling: Procesmanagement speelt een cruciale rol in het identificeren van risico’s. Door deze risico’s te begrijpen, kunnen organisaties proactieve maatregelen nemen om ze te beheersen.
- Transparantie en rapportage: Efficiënt procesbeheer omvat vaak het gebruik van tools en systemen om processen te monitoren. Dit biedt organisaties real-time inzicht in hun nalevingsstatus en vereenvoudigt de rapportage aan regelgevende instanties.
- Continue verbetering: Zowel compliance als procesmanagement hebben een gemeenschappelijk doel: continu verbeteren. Organisaties moeten voortdurend hun processen en compliance evalueren en aanpassen aan veranderende eisen.
In een tijdperk waarin wetten en voorschriften voortdurend veranderen en klanten steeds hogere verwachtingen hebben, zijn compliance en procesmanagement onmisbaar. Organisaties die beide disciplines effectief benutten, bouwen niet alleen efficiënte bedrijfsprocessen, maar ook een solide basis voor vertrouwen en duurzaamheid. Hand in hand dus.
We moeten af van het beeld dat procesmanagement en compliance afzonderlijke eilanden zijn. Door deze gedachtegoed komen steeds meer organisaties in de knel met compliance vraagstukken. Het is belangrijk om zo snel mogelijk te beginnen om deze twee onderwerpen als een te zien.
En dat begint met een werkwijze waarin procesmanagement vanuit meerdere invalshoeken wordt benaderd.
Benieuwd hoe? Wij van De Processen Tekenaar zouden graag vrijblijvend met je willen sparren mocht je vragen hebben.
